Sevilla meeting experience. Trabajo y ocio en el escenario soñado
Sevilla, tradicionalmente moderna! Las empresas y profesionales que formamos parte del SCCB, ponemos a su disposición un gran destino para reuniones y eventos: ...
La finalidad de un congreso es reunir grupos de personas para comunicar, educar o debatir acerca de unos temas determinados. Conseguir una perfecta organización y comunicación son las claves para que el congreso alcance sus objetivos, satisfaga a los asistentes y proyecte una buena imagen de la empresa organizadora. Hay cinco etapas en la organización de un congreso:
El pre-congreso: la preparación hasta el día del congreso 3 • Comunicación del congreso
El Congreso: El día más esperado. El momento crítico.
El post- congreso: análisis, aprendizajes, comunicación post-evento Miremos qué es lo que hay que hacer en cada etapa para asegurar que el congreso salga bien:
1) Definición de los objetivos, del programa y de las necesidades
Para facilitar la planificación del programa, prepara una tabla con los siguientes campos:
2) Búsqueda de proveedores • Implica lo antes posible a los proveedores en el proceso de preparación del acto. Te dará tiempo para negociar, explorar nuevas opciones con ellos, aprovechar sus ideas y experiencia y evitar costes de última hora e imprevistos. • Haz saber a los proveedores con qué presupuesto cuentas e identifica las áreas donde puedan surgir costes imprevistos. Con ello podrás gestionar mejor el presupuesto, sabiendo de antemano los costes extra en los que puedes incurrir. • Exige mucha precisión a los proveedores: asegúrate que su propuesta especifica claramente qué productos o servicios incluyen en la misma, así como su coste exacto. • Comprueba las condiciones de pago ¿Ofrecen descuentos si confirmas pronto tu pedido? Y sobre todo, recuerda… ¡Negocia siempre! • Pide referencias a los proveedores (si es la primera vez que trabajas con ellos) – es una manera de comprobar su calidad y fiabilidad. • Haz comprobaciones al azar durante la fase de preparación y evitarás sorpresas desagradables.
3) Comunicación del congreso
• Planifica la comunicación: • Selecciona los medios de comunicación: diseño, tono de la comunicación, modo de entrega (email, correo, mensajero, revistas profesionales,...) • Planifica el tiempo de producción en función del material de comunicación, del diseño y de su producción hasta la entrega, con margen de tiempo suficiente por si surgen imprevistos. • El material de comunicación debe incluir como mínimo: nombre del congreso, nombre de la empresa, fecha, lugar y dirección donde tiene lugar el acto, datos de contacto, acción requerida (contestar, cuándo y a quién…), precio y condiciones de pago (si las hay), URL de la página web del evento para más información. • Detalle del programa: asegúrate que comunicas bien el programa del congreso. Si lo haces antes del congreso para “motivar” la asistencia, y si es al inicio del mismo para informar. Sobre la base del programa debes confirmar los horarios con tus proveedores, para sincronizarlos.
4) El Congreso • Comprueba el funcionamiento de los equipos audiovisuales una última vez, por lo menos 30 minutos antes del inicio de las sesiones. Comprueba también todos los walkie-talkies del equipo. • Haz un briefing final una hora antes de la llegada prevista de los asistentes, para asegurarte que se ha entendido todo por parte del personal implicado y poder aclarar dudas de última hora. • Delega: no puedes hacerlo todo tú sólo durante el congreso: responsabiliza a personas de tu confianza. • Intenta descansar el día antes del congreso… aunque probablemente habrá preparativo de último momento... • Mantén la calma en todo momento. Ten las ideas claras y el programa, la hoja de coordinación de equipo y tu walkie-talkie siempre a mano. Eres el responsable. • Comprueba que todos los cables estén bien cubiertos con cinta adhesiva (por seguridad y estética).
5) Post-congreso La comunicación post-congreso es toda comunicación relacionada con el congreso: información sobre el congreso, resultados de una encuesta, unas fotos o un vídeo del congreso... Existen múltiples soluciones para comunicar con los asistentes: vía la Intranet de la empresa, creando una página web, enviando un email, etc. Ayudarás a los invitados a recordar los mejores momentos del acto. Pide opiniones y comentarios si puedes: aprenderás mucho de ellos y te servirá para mejorar tu trabajo de organización para el próximo congreso. ¡Si gestionas toda comunicación post-congreso con cuidado, seguro que la gente hablará del evento durante mucho tiempo!
Documenta bien lo que haces Prepara un libro del congreso con toda la información sobre dicho acto. Deberás incluir en él: • una descripción del congreso (objetivos o brief dado a la agencia o a otros proveedores) • las propuestas de todos los proveedores • el presupuesto del congreso (con copias de facturas y contratos) • el programa del congreso (incluye desde la preparación del sitio hasta el desmontaje) • la lista de contactos de todas las personas implicadas en la organización, con sus responsabilidades • la lista de asistentes • las presentaciones de los ponentes, etc. • todo el material de comunicación (invitaciones, pósters, materiales de las sesiones, etc.).
(*) eventoplus.com es un portal gratuito que facilita la organzación de eventos y ferias. Ofrece al organizador ideas y consejos, un buscador de proveedores para eventos (agencias, salas, catering, azafatas, etc.), herramientas de organización, actualidad, un boletín de noticias, y un servicio gratuito de ayuda en la búsqueda de proveedores (solicitud de presupuesto). |
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