Organizar congresos como los profesionales. Pautas para organizar un congreso con éxito.

La finalidad de un congreso es reunir grupos de personas para comunicar, educar o debatir acerca de unos temas determinados. Conseguir una perfecta organización y comunicación son las claves para que el congreso alcance sus objetivos, satisfaga a los asistentes y proyecte una buena imagen de la empresa organizadora.

Hay cinco etapas en la organización de un congreso:

El pre-congreso: la preparación hasta el día del congreso
1 • Definición del programa y de las necesidades
2 • Búsqueda de proveedores

3 • Comunicación del congreso

El Congreso: El día más esperado. El momento crítico.
4 • El congreso

El post- congreso: análisis, aprendizajes, comunicación post-evento
5 • Después del congreso

Miremos qué es lo que hay que hacer en cada etapa para asegurar que el congreso salga bien:

1) Definición de los objetivos, del programa y de las necesidades
Debemos definir bien quiénes son los asistentes, conocer sus expectativas (¿han asistido ya a congresos de este tipo? ¿cómo impactarles o motivarles?), especificar lo que se les pretende comunicar, etc. Hay que pensar, escribir y validar muy bien todos estos aspectos antes de poner en marcha la organización. Hacer este análisis correctamente es vital ya que los asistentes invertirán tiempo y/o dinero para asistir a nuestro congreso.
Sólo entonces podrás definir con todo detalle el programa, las sesiones y todo el resto de puntos del programa (desde la acogida de los asistentes hasta el alojamiento, las actividades de esparcimiento, etc.). Esta detallada definición del programa te ayudará a identificar tus necesidades y los proveedores idóneos. Por ejemplo, tendrás que prever el material necesario para las presentaciones en las salas, el equipo audiovisual necesario, el servicio de catering para las pausas, la disposición de las mesas... Para cuando lleguen los asistentes, tendrás que haber pensado el proceso de registro de asistentes, una carpeta de bienvenida, algún regalo, las acreditaciones, etc.

Para facilitar la planificación del programa, prepara una tabla con los siguientes campos:
• Horarios (la duración de las sesiones – es mejor prever un poco de margen…)
• Actividades (registro, comidas, presentaciones)
• Lugar (salas, restaurantes)
• Necesidades (para buscar los proveedores necesarios)
• Personas responsables de cada área o actividad.

2) Búsqueda de proveedores
En esta fase tendrás que seleccionar a los profesionales que harán de tus necesidades una realidad. Encontrar los proveedores adecuados es un proceso complejo… aquí te damos algunas reglas:

• Implica lo antes posible a los proveedores en el proceso de preparación del acto. Te dará tiempo para negociar, explorar nuevas opciones con ellos, aprovechar sus ideas y experiencia y evitar costes de última hora e imprevistos.

• Haz saber a los proveedores con qué presupuesto cuentas e identifica las áreas donde puedan surgir costes imprevistos. Con ello podrás gestionar mejor el presupuesto, sabiendo de antemano los costes extra en los que puedes incurrir.

• Exige mucha precisión a los proveedores: asegúrate que su propuesta especifica claramente qué productos o servicios incluyen en la misma, así como su coste exacto.

• Comprueba las condiciones de pago ¿Ofrecen descuentos si confirmas pronto tu pedido? Y sobre todo, recuerda… ¡Negocia siempre!

• Pide referencias a los proveedores (si es la primera vez que trabajas con ellos) – es una manera de comprobar su calidad y fiabilidad.

• Haz comprobaciones al azar durante la fase de preparación y evitarás sorpresas desagradables.

3) Comunicación del congreso
Dado el tiempo y el dinero que invertirás en el evento, es vital informar y motivar bien a tu audiencia objetiva. Aquí tienes algunos consejos:
• Investiga cuál es el modo de comunicación más adecuado. Infórmate sobre el público: datos demográficos (edad, sexo, etc.), características (de dónde vienen, perfil socio-económico…), etc. Te ayudará a definir los medios más adecuados y el tipo de comunicación a llevar a cabo.

• Planifica la comunicación:
• Define los objetivos de tu comunicación: ¿Informar? ¿Conseguir algún tipo de respuesta?

• Selecciona los medios de comunicación: diseño, tono de la comunicación, modo de entrega (email, correo, mensajero, revistas profesionales,...)

• Planifica el tiempo de producción en función del material de comunicación, del diseño y de su producción hasta la entrega, con margen de tiempo suficiente por si surgen imprevistos.

• El material de comunicación debe incluir como mínimo: nombre del congreso, nombre de la empresa, fecha, lugar y dirección donde tiene lugar el acto, datos de contacto, acción requerida (contestar, cuándo y a quién…), precio y condiciones de pago (si las hay), URL de la página web del evento para más información.

• Detalle del programa: asegúrate que comunicas bien el programa del congreso. Si lo haces antes del congreso para “motivar” la asistencia, y si es al inicio del mismo para informar. Sobre la base del programa debes confirmar los horarios con tus proveedores, para sincronizarlos.

4) El Congreso
¡El momento clave! Todo el trabajo de preparación culmina este día/días. Haz una comprobación rápida de todo antes de que los asistentes lleguen.

• Comprueba el funcionamiento de los equipos audiovisuales una última vez, por lo menos 30 minutos antes del inicio de las sesiones. Comprueba también todos los walkie-talkies del equipo.

• Haz un briefing final una hora antes de la llegada prevista de los asistentes, para asegurarte que se ha entendido todo por parte del personal implicado y poder aclarar dudas de última hora.

• Delega: no puedes hacerlo todo tú sólo durante el congreso: responsabiliza a personas de tu confianza.

• Intenta descansar el día antes del congreso… aunque probablemente habrá preparativo de último momento...

• Mantén la calma en todo momento. Ten las ideas claras y el programa, la hoja de coordinación de equipo y tu walkie-talkie siempre a mano. Eres el responsable.

• Comprueba que todos los cables estén bien cubiertos con cinta adhesiva (por seguridad y estética).

5) Post-congreso
… y el congreso se ha acabado y llega el bajón. Pero el impacto del congreso no acaba aquí: puedes y debes mantener el contacto y la comunicación con tus asistentes a través de la comunicación post-congreso.

La comunicación post-congreso es toda comunicación relacionada con el congreso: información sobre el congreso, resultados de una encuesta, unas fotos o un vídeo del congreso... Existen múltiples soluciones para comunicar con los asistentes: vía la Intranet de la empresa, creando una página web, enviando un email, etc. Ayudarás a los invitados a recordar los mejores momentos del acto.

Pide opiniones y comentarios si puedes: aprenderás mucho de ellos y te servirá para mejorar tu trabajo de organización para el próximo congreso.

¡Si gestionas toda comunicación post-congreso con cuidado, seguro que la gente hablará del evento durante mucho tiempo!

Documenta bien lo que haces
Documentar el congreso es esencial: además de facilitar el trabajo de organización (no tendrás que perder tiempo en buscar datos de un proveedor o su último presupuesto), será una referencia utilísima para ti o para cualquier otra persona de la empresa a la hora de organizar el siguiente congreso.

Prepara un libro del congreso con toda la información sobre dicho acto. Deberás incluir en él:

• una descripción del congreso (objetivos o brief dado a la agencia o a otros proveedores)

• las propuestas de todos los proveedores

• el presupuesto del congreso (con copias de facturas y contratos)

• el programa del congreso (incluye desde la preparación del sitio hasta el desmontaje)

• la lista de contactos de todas las personas implicadas en la organización, con sus responsabilidades

• la lista de asistentes

• las presentaciones de los ponentes, etc.

• todo el material de comunicación (invitaciones, pósters, materiales de las sesiones, etc.).

(*) eventoplus.com es un portal gratuito que facilita la organzación de eventos y ferias. Ofrece al organizador ideas y consejos, un buscador de proveedores para eventos (agencias, salas, catering, azafatas, etc.), herramientas de organización, actualidad, un boletín de noticias, y un servicio gratuito de ayuda en la búsqueda de proveedores (solicitud de presupuesto).