La robotización de la Oficina de Farmacia

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Julio 2019
La robotización de la Oficina de Farmacia
Por
Luis de la Fuente. CEO. Mediformplus.

Nos encontramos en un momento en el que la Farmacia debe estar en constante búsqueda de nuevas herramientas o estrategias que aporten valor a su cliente y optimicen su gestión. Y en este punto es donde cobra sentido hablar de la robotización de nuestra farmacia.


Si planteamos una definición sencilla, podemos decir que el robotizar una farmacia se basa en sustituir las cajoneras o estanterías del punto de venta, por un robot que ayude a la dispensación de los medicamentos mediante su petición por el sistema de gestión de la Farmacia.

No podemos negar que, al introducir esta tecnología en la farmacia, daremos un paso hacia una gestión más eficaz y eficiente, obteniendo un gran número de ventajas entre las que podemos resaltar las siguientes:

1. Gano el bien más preciado - “Tiempo”. Ahorrar tiempo de dispensación y reposición, invirtiendo este tiempo en la atención y el consejo al cliente. En este punto, debemos tener en cuenta que la dispensación media tradicional es de 4 minutos (de los cuales, el cliente pasa 3 minutos solos) mientras que la dispensación media con robotización desciende a 3,30 minutos (el 95% de este tiempo, 3,20 minutos el cliente lo pasa asesorado por el farmacéutico). Además, si tenemos más tiempo con el cliente, no solo mejoraremos el consejo y asesoramiento, sino que nos acercaremos a las necesidades del cliente, aumentando nuestro conocimiento del mismo, su fidelización y pudiendo recomendar productos o servicios complementarios al tratamiento del mismo, lo mejorará nuestra rentabilidad).

2. Gano un valor escaso - “Espacio”. Si instalamos el robot en un espacio alejado de nuestro punto de venta (en el piso inferir o superior), ahorraremos gran cantidad de espacio útil que podremos aprovechar en la atención al cliente, mejorar la disposición y exposición de los productos, crear nuevas y mejores estrategias de comunicación y merchandising y ofrecer servicios profesionales. 

3. Gano un objetivo básico - “Control”. La pérdida de ventas de una farmacia se estima de entre el 3% y el 5%, ya que el no encontrar un producto supone no venderlo y, lo más probable pedirlo, duplicando el stock y reduciendo nuestra rentabilidad. La robotización nos permite un control óptimo sobre el surtido de la farmacia, así como el número de referencias disponible de cada categoría y su rotación. Todo de una forma mucho más rápida, sencilla y fiable. 

4. Disminuyo estructura – “menor coste”. La mejor organización de la farmacia puede traer como consecuencia una optimización del personal de la farmacia, logrando el equipo adecuado para las necesidades de la farmacia y con una organización correcta de sus tareas y su tiempo.

Todo esto nos ayudará a lograr una Mayor rentabilidad gracias a:

- Mayores ventas en base al tiempo que pasamos a invertir en el cliente y al espacio dedicado a la atención y comunicación.
- Menores gastos en el almacén de la farmacia y en la optimización del trabajo de nuestro equipo.
- Ahorro fiscal gracias a la inversión que supone instalar y mantener un robot en la farmacia, nuestro beneficio se verá reducido durante los primeros años y esto conllevará un ahorro en el pago de impuestos.

No hay duda de que la robotización de la farmacia puede facilitar en gran medida la labor del farmacéutico en muchos aspectos del trabajo diario, aunque también deben darse una serie de condiciones para que esta inversión resulte rentable.

En este punto es importante conocer que la instalación de un robot requiere de una inversión elevada que necesitaremos compensar a medio / largo plazo. Debemos asegurarnos de que sea una inversión inteligente y que esté justificada y estudiada.

Para ello, debemos tener en cuenta que los costes en instalación y manteniendo son amortizables a 10 años. Esto significa, que debemos estudiar si los beneficios y el ahorro de tiempo y dinero que nos aportará el robot durante estos 10 años, serán superiores a la inversión realizada en un primer momento.

Pero, ¿Cómo nos aseguramos de que está inversión va a resultar rentable? La mejor solución está en solicitar asesoramiento de un experto en consultoría farmacéutica que, estudiando nuestra situación interna y el contexto, nos ayudará a cuantificar el aumento de ventas y el ahorro de costes. Es decir, nos guiará hacia una decisión segura y nos ayudará a establecer protocolos de trabajo que nos permitan acelerar la rentabilidad de nuestra inversión. 

Para conseguirlo, debemos tener en cuenta una serie de claves:

- Fomentar la formación de nuestro equipo, tanto en la utilización del robot, como en técnicas de venta. De esta forma, los trabajadores aprovecharán todas las facilidades que aporta el robot, además de invertir todo el tiempo y el esfuerzo que se ahorrarán, en la atención al cliente y el aumento de las ventas con técnicas como el Cross Selling o venta cruzada.

- Realizar controles y evaluaciones periódicas de las operaciones de la farmacia, estudiando el número de las mismas y sus resultados. De esta forma, controlaremos periódicamente los resultados que nos está aportando la robotización, realizando en la forma de trabajo si fuera necesario. 

- Optimizar nuestro modelo de gestión gracias a métodos como el sistema LEAN, basado en lograr una organización centrada en las necesidades reales del cliente, eliminando todos aquellos pasos que no aporten valor a su experiencia. Dentro de esta perspectiva, la robotización optimiza el proceso de dispensación, ahorrándonos la búsqueda de cada producto que dispensamos y el control tradicional de nuestro stock.

La robotización y SPD
El Sistema Personalizado de Dosificación de Medicamentos (SPD) es uno de los servicios de atención farmacéutica más desarrollados en las farmacias. Se trata de un servicio directo al paciente que mejora la adherencia al tratamiento farmacológico, permitiendo una trazabilidad completa y mejorando la calidad de vida del paciente crónico.

La necesidad de desarrollar este servicio en la farmacia, la encontramos en la propia evolución demográfica del país, la población española se caracteriza por su alta esperanza de vida (superando los 83 años y con vistas de seguir elevándose en el futuro). Por ello, la farmacia debe encontrar la forma de ofrecer atención y servicios a todas las personas de elevada edad que toman medicación a diario.

El papel de la farmacia hacia esta población es especialmente destacado, ya que los pacientes crónicos suelen tener contacto con su farmacéutico de forma periódica y continuada, siendo esta la persona el más adecuada para realizar un seguimiento de su tratamiento, garantizando su correcta aplicación.

El SPD es una solución que ofrece la Oficina de Farmacia para estos pacientes, tanto para aquellos que necesitan tener su medicación ordenada, como para instituciones como residencias y hospitales; aunque el servicio, la forma de ofrecerlo y las necesidades de la farmacia que lo oferta, variarán enormemente en función de la cantidad de pacientes que lo demanden.

Para prestar este servicio, es imprescindible que la farmacia disponga de los recursos humanos y materiales necesarios en base a su demanda. Una farmacia que únicamente precisa de preparar la medicación de una decena de pacientes sería capaz de realizar este trabajo manualmente sin perder eficiencia en su día a día, pero si tiene que realizar este servicio para una residencia al completo, se hace una tarea inviable.

Por ello es que, el sistema de Robotización es una necesidad para las farmacias con un Servicio SPD desarrollado. La robotización de la farmacia le permitirá la preparación de la medicación de hasta 50 pacientes por hora de media, en algunos casos, puede llegar al centenar; disminuyendo el riesgo de errores humanos en el proceso. La seguridad de estos sistemas es la más alta que existe en el mercado, siendo inferior al 0,01% de error por paciente.

Sin duda, el servicio SPD mediante un robot es una gran herramienta para lograr uno de los mayores objetivos de la farmacia, el conseguir una utilización segura, eficaz y eficiente de los medicamentos, mejorando así la salud de los pacientes crónicos. El coste operativo motivado por el precio amortizable de la maquina (muy variados en función del tamaño) y de los consumibles. Esto hace que sea rentable idealmente a partir de 100 pacientes semanales.

Una alternativa para las farmacias que están creciendo en número de pacientes con SPD es la semiautomatización, que consiste en máquinas que ayudan en la preparación del servicio, pero mantienen parte del proceso de forma manual (desemblistado de las pastillas e introducción de las mismas).

Sea cual sea la solución, se debe utilizar un sistema informático que valide los tratamientos y gestiones los clientes. Este sistema en los robots ya está incluido.

En este punto debemos tener en cuenta que se empieza a hablar de pago por el servicio. De hecho, en el País Vasco se subvenciona el coste del SPD en los pacientes que el Servicio de Salud Vasco considera adecuado.

Podemos concluir que, si sabemos aprovechar todas las ventajas que nos aporta la robotización de la farmacia, los beneficios que nos aportará serán muy superiores a sus costes. Convirtiéndose en una inversión en tiempo, atención y gestión eficiente, lo que se traducirá, sin duda, en un aumento de nuestra rentabilidad y en una mejora en nuestra atención farmacéutica.