Do-the-right-event!

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Enero 2020
Do-the-right-event!
Por
Carla Chaves. Directora de Servicios al Cliente y Desarrollo Corporativo. Acuam HealthCare.

¿Dónde empieza y termina un evento?


En Acuam Healthcare, el evento no empieza ni termina en el propio evento. Un evento empieza mucho tiempo antes, incluso, de pensar en realizarlo. Para nosotros un right event es eso. Es un evento que empieza el primer día de relación con un cliente. Cuando entramos en contacto y empezamos a entender cómo piensa y qué necesita. Cuando, de manera novedosa y avanzada, traducimos su información en datos, con los que justificamos que las cosas funcionen.

El sector Healthcare es el que más eventos realiza al año. La organización de congresos médicos, simposios, workshops, seminarios, reuniones o talleres formativos es continua. El año pasado la industria farmacéutica invirtió 115 millones de euros en ayudas a profesionales sanitarios para acudir a reuniones y congresos científicos y 90,5 millones de euros para organizaciones sanitarias responsables de aquellos encuentros.

La prevalencia hace necesario analizar, definir una estrategia y medir unos resultados. Porque un evento no es un one shot, no es una acción que empieza y acaba en ese día. El evento no es solo show, ni algo únicamente experiencial. Es todo esto y mucho más.

El evento es una herramienta de comunicación que forma parte del engagement con nuestros clientes, para lograr la relación que queremos con ellos a largo plazo.

El evento es el abrazo con nuestro cliente. Fuera de su entorno, de su práctica diaria, en un ambiente distendido que invita al acercamiento, a la complicidad, confianza y predisposición. Pero para que eso ocurra y ese abrazo se consolide, tiene que haber una especial atención y dedicación en el pre, durante y post evento.

En Acuam logramos engagement en nuestros eventos.

Involucramos a cada uno de los participantes para que lo recuerden, para que se sientan parte de él y para que quieran repetir.  Esto es el engagement. Lograr conexión, generar vínculo. Hacer que el espectador se convierta en nuestro recomendador.

Según el estudio The Science of Engagement, presentado por la compañía de Relaciones Públicas Weber Shandwick, los elementos a considerar para lograr engagement son:

La expectativa alrededor del evento. Especialmente importante en fase de pre evento.
La sorpresa, una experiencia diferente. Ese toque único que no esperan, para que lo recuerden y vean la diferencia entre este evento y otros similares.
El ritmo. Mantener el interés, tanto por el contenido como por la dinámica y la puesta en escena, pero, sobre todo, hacer que se vaya con un buen sabor de boca y tenga ganas de regresar.
El entorno. Espacios diferentes y agradables, que fomenten la conversación e interacción entre asistentes y ponentes.
El diálogo. Generar un ambiente en el que el asistente se sienta libre para expresar su opinión, compartir conocimiento o demandar formación.
La comunidad. Unión y foco común entre los asistentes, a través de herramientas ad hoc, dinámicas, momentos de breaks.
Contenido relevante. Es fundamental ofrecer un contenido de interés formativo para nuestro público.
Ponentes de nivel. Speakers que sepan llegar al público, que sean dinámicos, con facilidad de palabra, y, sobre todo, muy claros con la información que presentan.
Las emociones. Apliquemos la inteligencia emocional en nuestros eventos. Creemos una conexión emocional con los asistentes, conquistemos, seduzcamos, fidelicemos.

¿Un evento puede ser medible? ¿Cómo se puede medir el impacto de un evento en los asistentes? ¿Cómo se mide su engagement? 

Nuestros eventos son medibles.

Medir el engagement de un evento te permitirá saber si tu estrategia funcionó o no y si generó un retorno de la inversión de forma tangible. Es decir, conocer el verdadero valor de tu evento, medir la participación, conocimiento e interacción de los asistentes y hacer que los eventos sean muy creativos y muy wow, pero también muy efectivos.

Los datos son una herramienta poderosa que ayuda a crear un evento exitoso. Los datos pueden dar una nueva vida a los eventos.

La mayoría de los profesionales de eventos extraen datos para verificar los números de asistencia, pero ir más allá y trabajar otro tipo de datos cualitativos y cuantitativos, dará como resultado asistentes felices y comprometidos, que quieran regresar año tras año, creando una experiencia personalizada y un análisis predictivo basado en los perfiles de los asistentes.

Atrás quedaron los días en los que hay que esperar a que llegue la encuesta posterior al evento para valorar si algo se tenía que haber hecho de una forma u otra. Los datos te permiten ver incluso en tiempo real qué está funcionando y qué no en el evento y efectuar incluso cambios en tiempos real.

Hacer un right event es hacer algo tan right, que el asistente no sea solo un mero espectador. Sea parte de la historia.

Un right event es además, único. Creativo. Un evento que no será sólo flor de un día. Que no será sólo un show. Es un evento a la carta, que tendrá continuidad. Para que después del abrazo de bienvenida y el de despedida, ese abrazo permanezca en el tiempo.

¿Preparado para vivir tu right event?


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