El 25 de mayo de 2018 finaliza el plazo para la implantación y aplicación de la reforma de Protección de Datos en las farmacias.

El nuevo marco normativo incorpora novedades, así como la necesidad de actualizar y desarrollar documentación para las farmacias.

Orbaneja Abogados y Bonet ofrecieron una charla el pasado 26 de abril de 2018 para informar a las farmacias de primera mano sobre los cambios en materia de Protección de Datos que entrarán en vigor el próximo 25 de mayo de 2018.

El nuevo marco normativo incorpora novedades y la necesidad de actualizar y desarrollar la documentación, contratos, aplicaciones y procedimientos de control en relación a los datos personales en las farmacias. Además, estas novedades están unidas al deber de diligencia y control sobre el cumplimiento de la normativa centrada en la figura del responsable / delegado de Protección de Datos (DPD / DPO).

Los aspectos a actualizar o incorporar inicialmente, como garantía de cumplir y contemplar el nuevo marco de Protección de Datos, son los siguientes:

• Responsable / Delegado de Protección de Datos: será necesario designar a la persona o equipo que cumplirá dicha función, acreditar la formación actualizada sobre la nueva normativa y los elementos de soporte con expertos en aquellas áreas que se requieran.

• Encargados del tratamiento: deben contemplarse los requisitos de acreditación (certificados o similares), la coordinación entre la entidad y sus encargados de tratamiento (asesores laborales/fiscales, formación, logística, marketing, informática/ comunicaciones...), así como suscripción formal del nuevo contrato del encargado de tratamiento.

• Derechos: se debe incorporar en todos los documentos que recaben datos los nuevos derechos y requisitos del deber de información a los afectados, incluyendo la realización de un plan de información por capas o niveles de información al afectado, así como realizar formalmente un plan de comunicación de los mismos. También deben contemplarse los requisitos de coordinación con los encargados de tratamiento.

• Canal de Protección de Datos: las farmacias deberán implementar un canal de Protección de Datos para recibir y registrar los incidentes y riesgos de violaciones de seguridad y atención de los derechos. Además, deberán contemplar los requisitos de coordinación con los encargados de tratamiento.

• Identificar los requisitos de evaluación de riesgo a la Protección de Datos: estos deben implementarse con las medidas de diligencia y control proactivo enfocadas a la prevención de dicho riesgo por parte de la entidad. Contemplar los requisitos de coordinación con los encargados de tratamiento.

• Acreditar las funciones y responsabilidades de diligencia y control por parte de la Alta Dirección / Administradores.

• Complementariamente y, como requisito esencial, los Delegados o Responsables de Protección de Datos deberán de definir, implementar y supervisar las medidas que le sean de aplicación a la entidad.