¿Sabes cómo aumentar el número de visitas al día de tu equipo de ventas a la vez que ahorras?

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Junio 2015
¿Sabes cómo aumentar el número de visitas al día de tu equipo de ventas a la vez que ahorras?
Por
Manuel Toledo. Director General. icon intelligence (part of the icon Group).

De ocho horas de trabajo, un delegado invierte una media de dos horas diarias frente a sus clientes y seis horas entre desplazamientos y esperas. La combinación de metodologías modernas de Geographic Business Intelligence junto con el conocimiento del terreno de las fuerzas de venta nos permiten optimizar las rutas de trabajo, incrementando el número de visitas, reduciendo tiempo y costes en desplazamiento y gestionando de una forma dinámica los imprevistos del día a día.

Dicen los expertos que estamos inmersos en un periodo de convulsión y cambio de tal envergadura que se prevé que en los próximos diez años, más del ochenta por ciento de los modelos de negocio serán nuevos.

Es evidente que vivimos en un mundo donde el cambio es la única constante, que vamos a velocidad de vértigo, que el desarrollo de la tecnología y las comunicaciones avanzan día a día, que lo global afecta a lo local y que los cambios sociales generan nuevas formas de relación, entre otros muchos factores.

La industria farmacéutica no se escapa a este proceso de cambio. Las redes comerciales son ahora en su mayoría un conjunto de profesionales de una ambivalencia competencial mucho más amplia, trabajan al mismo tiempo diferentes targets y perfiles de clientes: oficinas de farmacia, médicos de atención primaria, especialistas, farmacéuticos hospitalarios, responsables de compras, decisores,…y en cualquier ámbito: privado y público. Además deben de manejar estrategias y tácticas diferentes para cada target, manejando potenciales y frecuencias de visita diferentes.

Sin duda, hemos avanzado mucho y en muchas áreas estratégicas: profiling de clientes, curvas de concentración de potencial, segmentación de clientes, targeting, curvas de respuesta a la promoción, alineamientos territoriales,…Sin embargo, cuando analizamos la evolución en la elaboración y diseño de rutas de trabajo para los delegados nos damos cuenta que solo seguimos utilizando uno de los recursos disponibles: la experiencia y el conocimiento territorial de los equipos de venta (factor indispensable, dicho sea de paso pero hoy día incompleto).

Los objetivos de un diseño óptimo de rutas de trabajo (basado en el mismo concepto de las cadenas logísticas) son:

  1. Eficacia en la consecución de los planes comerciales de visita: target, impactos y frecuencia.
  2. Minimización del coste de desplazamiento y pernoctas para cumplir con la eficacia en la consecución de los planes de visita.
  3. Equilibrio en la carga de trabajo entre los diferentes delegados que componen la red de ventas.

Pero ¿Cómo conseguirlo de una forma óptima cuando se complejiza el día a día, cuando tenemos diferentes targets, diferentes frecuencias de visita a cumplir, cuando hay restricciones horarias para visitar a depende qué profesionales y centros?

Sinergia de visiones
Desde icon intelligence llevamos tiempo implementando para el diseño óptimo de rutas, metodologías de trabajo interdisciplinario que aúnan el saber de la empresa, la visión de los expertos y el uso de la tecnología más avanzada: sistemas cartográficos y aplicaciones informáticas capaces de calcular modelos matemáticos de optimización de rutas.
De esta manera, nuestra propuesta es siempre una solución personalizada a la situación y necesidades del cliente con las siguientes fases de trabajo:

1) Análisis de stituación y entendimiento de necesidades: Primer paso clave para poder entender la situación actual de la compañía y conocer estrategia y objetivos.

2) Geocodificación: El trabajo de codificación geográfica permite la localización de direcciones de visita en base a GPS y asignación de coordenadas X-Y WGS84. De esta forma podremos visualizar la nube de puntos de venta/direcciones, cómo se distribuye y dónde se concentran y dispersan.

3) Modelo matemático de optimización: Consiste en algoritmos matemáticos gobernados a través de un software. Contiene como base la nube de puntos de direcciones obtenidas en la fase de geocodificación y las distancias entre puntos. A partir de esta base se introducen una serie de instrucciones y restricciones tales como:

a) Visitas día y frecuencia media anual dependiendo de la categorización por cliente.
b) Las distancias entre los puntos a visitar, el punto desde el que parte y al que vuelve cada delegado y otros puntos de interés, si fuera necesario.
c) Criterios de duración de las visitas.
d) Horarios de visita.
e) Kilometrajes mínimos y kilometrajes máximos por día. f) Restricciones de calendario: festivos, reuniones, conveciones, etc..

4) Aplicación de gestión dinámica: Asimismo, es posible implementar una fácil aplicación cuya finalidad ayude a los delegados a gestionar casos en los que no puedan cumplir con la ruta planificada. Las visitas que no puedan llevarse a cabo según el planning, podrán re-planificarse para otro día a la vez que sugiere de forma dinámica cuál es el mejor cliente alternativo para ser visitado. Para facilitar esta tarea, el sistema recomendará al delegado cuál es el día o los días más favorables para llevar a cabo la visita que no se pudo realizar, sin perjuicio a la ruta desde donde la lleva a cabo.

5) Validación: Una vez los sistemas objetivos tanto cartográficos como matemáticos nos ofrecen las soluciones más óptimas, éstas son analizadas y validadas por las fuerzas de venta. Esto nos permite, gracias a su conocimiento del territorio y otros matices difícilmente parametrizables, enriquecer con ajustes finos de mejora la propuesta final de rutas de trabajo al mismo tiempo de involucrar a la red en el proceso de diseño.

Estas soluciones nos permiten, ahora en estos nuevos tiempos, con redes de venta más pequeñas ser más eficaces, obteniendo un conjunto de rutas por delegado que garantizan el cumplimiento de los planes de visita y minimizan el kilometraje y los tiempos muertos de desplazamiento.

La implementación de una metodología de optimización de territorios y rutas nos ha permitido incrementar el tiempo que pasamos frente a los clientes, a la vez que minimizamos kilometraje y desplazamientos. El trabajo realizado con icon Group es clave para maximizar la productividad y acortar el tiempo de lanzamiento”.
Juan Carlos Santé, Director OTC España & LATAM.Tecefarma, Grupo MENARINI.


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