El CTIS en 6 pasos: conociendo el nuevo portal de ensayos clínicos europeo

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Noviembre 2021
El CTIS en 6 pasos: conociendo el nuevo portal de ensayos clínicos europeo
Por
Lidya Domínguez. Directora de Investigación Clínica. Sermes CRO.*

Si hay un momento para establecer una estrategia adecuada para desarrollar ensayos clínicos en el marco europeo, ese momento es ahora. La puesta en marcha del CTIS (Clinical Trial Information System) está a la vuelta de la esquina y abre un nuevo escenario para farmacéuticas, biotecnológicas, investigadores independientes y cualquier organización relacionada con la investigación clínica. El esfuerzo de adaptación que todos tenemos que realizar es importante, pero los beneficios que va a acarrear el CTIS también lo son.

¿Cuáles son los principales cambios que podemos esperar con la puesta en marcha del CTIS? ¿Y los plazos? ¿A qué ensayos aplica? ¿Qué estrategias debo establecer para el periodo de transición? En este artículo te explicamos el qué, cómo, cuándo, dónde y porqué del CTIS.

Se avecinan grandes cambios para la investigación clínica en Europa. El próximo 31 de enero de 2022 entrará – por fin – en funcionamiento el CTIS (Clinical Trial Information System), lo que, de facto, generará un nuevo escenario que va a cambiar profundamente la forma de gestionar la documentación de ensayos clínicos en los países de la Unión Europea. Como es sabido, el Reglamento UE sobre ensayos clínicos (CTR 536/2014) solamente entrará plenamente en vigor una vez que el portal de la UE esté en marcha.

La nueva regulación armoniza los procesos de evaluación y supervisión de todos los ensayos clínicos que se realicen en los estados miembro, que se llevarán a cabo de manera exclusiva a través del CTIS. Es decir, que a partir de ahora (enero de 2022), contaremos con nuevos procedimientos de solicitud en formato electrónico para todo lo relacionado con los ensayos clínicos, a lo largo de todas sus fases de desarrollo, en el marco europeo.

No hay ninguna duda de que la implantación del CTIS conlleva grandes oportunidades para la investigación clínica realizada en Europa, una vez que esté en pleno funcionamiento, pero nos queda mucho trabajo por delante para poder cumplir con la nueva Regulación y llegar a sacar todo el partido a las funcionalidades del CTIS.

La pregunta que todos nos hacemos es si nuestras organizaciones (farmacéuticas, biotecnológicas, contract research organizations, comités éticos…) están preparadas para la llegada del CTIS. ¡Espero que leyendo este artículo encuentres la respuesta!

Grandes mejoras, mayores retos
Gracias a su implantación, obtenemos mejoras como la plena digitalización de los procesos de solicitud y evaluación, incrementamos la eficacia, aumentamos la transparencia, mejorando, por tanto, la seguridad y el acceso a la información por parte del paciente. Sin embargo, el esfuerzo de adaptación que tenemos que realizar todos los que nos dedicamos a la investigación clínica es más que importante. Más allá de adaptar nuestros Procedimientos Normalizados de Trabajo, la nueva normativa, las descripciones de los puestos que se desarrollan en la organización a los cuales impacta CTIS; incluso más allá de las complejas transiciones que tendremos de realizar (luego hablaremos de este capítulo), lo más probable es que muchas organizaciones tengamos que doblar nuestro trabajo (y por tanto, aumentar nuestros recursos humanos) durante los próximos tres años, que es el periodo de transición que se ha establecido. Esto se debe a que, por un lado, tendremos algunos ensayos clínicos regulados por la antigua directiva en los que no aplique la transición y, por otro, tendremos otros estudios cuyo final previsto sea posterior al fin del periodo de transición (enero de 2025) y que, por tanto, deberíamos presentar a través de CTIS el próximo año, para evitar futuras migraciones. O al menos esa es mi recomendación después de estudiar el tema en profundidad.

¿Cuál será el alcance de CTR & CTIS?
La CTR y el CTIS afectan a todos los ensayos clínicos que se realicen en la Unión Europea, desde la fase I hasta la fase IV.
Sin embargo, quedan fuera del alcance de esta norma (y, por tanto, deben cumplir con sus propias regulaciones), los estudios no intervencionales (tengan éstos o no un fin comercial), tales como estudios post-autorización, post-marketing, post-aurotización de seguridad, registros y otros estudios epidemiológicos, así como las investigaciones con productos sanitarios.

Principales novedades
El propósito de la nueva CTR 536/2014 es alcanzar tres objetivos principales:

1. Favorecer la innovación y la investigación, haciendo de la Unión europea un lugar más atractivo para la Investigación Clínica
2. Digitalización y mejora de la eficacia, reduciendo costes innecesarios Armonización del proceso en todo el territorio de la Unión.
3. Aumentar la transparencia para los pacientes y, por tanto, seguir apostando por su seguridad.

Para conseguir los mencionados objetivos, el CTIS establece:

- Un único punto de entrada para toda la información relacionada con ensayos clínicos en Europa.

- El proceso de submission pasa a ser exclusivamente telemático.

- Presentación y comunicación entre los diferentes stakeholders: Comités de Ética de la Investigación, Estados Miembro y sponsors. El intercambio de información entre los promotores de los ensayos y los estados miembro se llevará a cabo enteramente a través de CTIS.

- Información accesible al ciudadano: mejora de la disponibilidad de los datos públicos referentes a ensayos clínicos, tanto de las solicitudes como de los resultados. El CTIS va a ofrecer a los pacientes datos sobre ensayos clínicos (facilitando su búsqueda), así como a los profesionales de la salud y el público en general. Los resultados de los ensayos clínicos serán ofrecidos tanto en lenguaje técnico como lego.

Periodo de transición
Con la puesta en marcha del nuevo portal de ensayos clínicos europeo, CTIS, en enero de 2022, se iniciará un periodo de transición de tres años dividido en diferentes fases, en las que habrá que cumplir diferentes requisitos.

FASE 1: año 2022
Durante el primer año del periodo de transición, 2022, los ensayos clínicos se pueden presentar tanto bajo la antigua directiva como a través de la nueva regulación (CTR 536/2014, por tanto, CTIS). La base de datos europea EudraCT seguirá en vigor en el año 2022.

FASE 2: años 2023 y 2024
Durante los dos años siguientes, 2023 y 2024, aquellos ensayos clínicos que hayan sido autorizados a través del sistema antiguo permanecen bajo esa regulación, pero los nuevos ensayos clínicos se tienen que presentar a través del CTIS.
Después del tercer año, es decir, el 1 de enero de 2025, todos los ensayos clínicos en marcha que hayan sido presentados a través de la antigua Directiva, tendrán que migrar a CTIS.

Establecer una estrategia de transición al CTIS
Uno de los primeros pasos que debemos dar ahora es establecer una estrategia para implementar el CTIS, con el fin de comenzar cuanto antes a disfrutar de los beneficios que aporta esta nueva etapa de armonización en Europa. Mi consejo es armar esta estrategia no más tarde de diciembre de 2021, para que podamos establecer las fases de transición a lo largo de los tres años que establece la normativa para adaptarse a la misma.

Por ejemplo, si tenemos en marcha 200 ensayos clínicos que se espera que continúen más allá de diciembre de 2024 (fecha de fin de ensayo), vamos a necesitar migrar toda su documentación a CTIS, con una nueva evaluación del expediente en todos los estados miembro. Es importante tener en cuenta que el protocolo del ensayo debe estar armonizado en todos los países de la UE y de no ser así, debe armonizarse bajo la evaluación de una modificación sustancial en cada estado miembro. Aún sigue en discusión en el grupo de trabajo el concepto de armonización en toda su definición, ya que hay dudas sobre si la armonización debe hacerse en todos los documentos para cumplir las transparency rules o en su defecto, esto se evaluará en CTIS.

Entendemos que todo esto se irá aclarando en las próximas actualizaciones de la guía de trabajo publicada por la EMA y el material de entrenamiento que ha desarrollado, que, por cierto, es muy completo. A fecha de hoy podemos decir que no se tendrá que re-etiquetar toda la medicación del ensayo durante, por lo menos, el periodo de transición. Ojo, esto aún está pendiente de publicar de forma oficial por la EMA. Esperemos que no cambien de criterio.

Por otro lado, si planeamos presentar un ensayo clínico nuevo en 2022, que se espera que continúe más allá de 2024, mi recomendación es presentarlo a través de CTIS desde un primer momento. De esa manera, estaremos evitando posteriores migraciones, que pueden llegar a ser complejas y costosas.

Pensemos en que todo va a tener que ser evaluado nuevamente en CTIS, por lo que el despliegue de recursos y el impacto en la estructura que podremos necesitar en una gran farmacéutica puede ser de gran envergadura. ¿Cómo afecta a nuestras PNTs? ¿Como afecta a nuestras descripciones de puesto de trabajo? ¿Qué modelo de negocio debemos elegir: ¿centralizado o descentralizado? ¿Cómo podemos manejar el sistema de roles? ¿Y las traducciones necesarias? ¿Cuántos recursos necesitamos para abordar el cambio? ¿lo externalizamos a una CRO o lo manejamos en casa?

Piensa en implantar el CTIS lo antes posible
En Sermes CRO llevamos involucrados en el desarrollo y testeo de la plataforma de ensayos clínicos europea desde 2017, al formar parte del Grupo de Trabajo del CTIS impulsado por la Agencia Europea del Medicamento.

Teniendo en cuenta nuestra experiencia en la gestión de CTIS, te animamos a…

1. ¡Ser el primero! De esa forma, comenzarás ya a reducir tus tiempos de submission (y sus costes) antes que tus competidores.

2. Gestionar adecuadamente el cambio: Ten en cuenta que el CTIS supone un cambio de paradigma, por lo que se hace necesario poner en marcha una estrategia de cambio al nuevo escenario. Vas a necesitar formar a las personas, adaptar los procesos y utilizar una nueva tecnología.

3. Aprovechar las nuevas funcionalidades: con el CTIS disfrutarás de múltiples funcionalidades desde la planificación del ensayo clínico, hasta su ejecución, pasando por todas las funcionalidades de reporting y armonizarás tus procesos en la organizacion.

* Miembro del Grupo de Trabajo de la EMA dedicado al CTIS desde 2017.


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