David Benet. Information System Development Manager de la Unidad de Información de Esteve, es el impulsor del proyecto y nos cuenta su experiencia en la implantación de la nueva Intranet.

PM. ¿Cómo surgió la necesidad de la Intranet Comercial?

DB. Pensa es una división de Esteve, empresa del grupo con unos objetivos y vocación claramente comercial, por lo que requería un refuerzo lo más completo posible en el tratamiento de las ventas, clientes e inversiones. De ahí la necesidad de dotar a la red de ventas de una ayuda lo más práctica posible y que "fuese al grano", sin perderse en detalles más teóricos que efectivos.

PM. ¿Cómo se abordó el proyecto?

DB. El proyecto ha tenido tres fases sucesivas. De hecho, el primer objetivo fue crear un almacén de datos que permitiese conocer de forma pormenorizada conceptos tales como la evolución de las ventas para cada zona, brick, agente o gerente, la absorción de mercado, o el grado de cobertura de cuotas, entre otros datos.

La segunda fase fue hacer llegar dicha información a la red de ventas, de la forma más eficiente posible. En este punto es cuando realmente nace la Intranet, ya que se desarrollan los procesos de consulta, recuperación de datos, construcción de gráficos dinámicos, etc., explotando al máximo el potencial de esta tecnología.
Por último, la tercera fase incluyó propiamente la gestión comercial, con la asignación de rutas, seguimiento de las visitas, propuestas de inversión, imputación de gastos, simulador de incentivos, foros, etc...

PM. ¿Cuáles han sido las directrices para construcción de la Intranet?

DB. Ante todo simplicidad de uso. El agente debe encontrar en la Intranet una herramienta con la que se encuentre cómodo, con funciones autoexplicativas. Se trata de que vaya más guiado por su intuición y sentido común que por los conocimientos que haya adquirido en un curso de formación.

Hemos hecho también mucho énfasis en la adaptabilidad del sistema. Al tratarse de una Intranet, permite incorporar nuevas funciones al sistema sin tener que intervenir en los portátiles de los agentes, a los que les basta con disponer del navegador.

PM. ¿Qué otras alternativas se barajaron para resolver el problema?

DB. Las más habituales, como paquetes especializados o soluciones a medida con telecarga de información. Optamos por una solución a medida y personalizada por una razón muy simple: que la herramienta estuviera al servicio de la red de ventas y no al revés. Si queremos movernos en una franja de costes razonables, descartamos la adaptación de paquetes estándar.

PM. ¿Porqué una solución Intranet?

DB. En el proyecto teníamos muy claro que, bajo ningún concepto, podía ser más complicado para un agente consultar cómo han ido las ventas o absorción de mercado del último mes que, por ejemplo, consultar el saldo de su cuenta corriente o la cartelera de cines desde el PC, por poner casos a los que todos estamos acostumbrados. Si internet ha establecido "de facto" un estándar para la conexión remota, ¿por qué íbamos a inventar otro distinto?

Tiene además muchas ventajas complementarias. La red de ventas se familiariza con el canal internet en poco tiempo (si no lo estaba ya), por lo que pasa a ser un mecanismo sobre el que se pueden añadir nuevas funciones y contenidos. Por ejemplo, mantener actualizado y consultable al instante información de productos no requiere ningún protocolo previo, estando siempre a disposición de la red de ventas por muy voluminosa que sea la base de información. En definitiva, el canal Intranet está mucho más abierto y más flexible que cualquier solución que requiera instalación de paquetes específicos en cada uno de los PC's portátiles de los agentes.

PM. ¿Qué tan complicado ha sido el despliegue?

DB. El despliegue ha tenido dos capítulos: Uno de logística, porque se han distribuido nuevos ordenadores portátiles e impresoras a la red de ventas, con las configuraciones y herramientas ofimáticas estándar del grupo , y otro capítulo de formación de la red de agentes. Como siempre en estos casos, es un camino que hay que andar... En cualquier caso, la aceptación de la herramienta ha sido muy buena. Desde el primer día nos sorprendieron los altos índices de tiempo de conexión al sistema. De hecho, hace pocos meses hemos introducido una novedad que es la posibilidad de transmitir al PC cierta información para que pueda ser consultable "en diferido", incluso sin conexión a la red. Los agentes que se encuentran de viaje pueden consultar información de clientes, rutas de visita, etc., actualizar nuevos datos, y posteriormente refrescar los datos

PM. ¿Con qué plataforma o recursos se ha contado?

DB. El sistema de información ha sido suministrado por la empresa Better Consultants, que ha sido nuestro partner en el desarrollo de la herramienta. En el aspecto tecnológico hemos apostado por la plataforma de Microsoft (Windows 2000, Sql server 7.0, Internet Information Server, etc.).